Chấm dứt quan hệ lao động: các căn cứ, thủ tục và hậu quả pháp lý.

1. Người sử dụng lao động chỉ được chấm dứt hợp đồng khi có căn cứ luật định

Bộ luật Lao động 2019 ghi nhận 13 trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động. Đối với người sử dụng lao động, các căn cứ đáng chú ý gồm:

2. Đơn phương chấm dứt phải có căn cứ và tuân thủ thời hạn báo trước

2.1. Bảy căn cứ đơn phương chấm dứt hợp đồng

1. Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của người sử dụng lao động.
2. Người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị 12 tháng liên tục đối với hợp đồng không xác định thời hạn, 06 tháng liên tục đối với hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng, hoặc quá nửa thời hạn hợp đồng đối với hợp đồng dưới 12 tháng, mà khả năng lao động chưa hồi phục. Khi người lao động bình phục sức khỏe, hai bên xem xét để tiếp tục giao kết hợp đồng.
3. Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa, hoặc do di dời, thu hẹp sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc.
4. Người lao động không có mặt tại nơi làm việc trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày hết thời hạn tạm hoãn hợp đồng.
5. Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.
6. Người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên.
7. Người lao động cung cấp không trung thực thông tin khi giao kết hợp đồng làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng.

Việc áp dụng căn cứ thứ nhất phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có ban hành quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc hợp lệ hay không. Nếu doanh nghiệp không có quy chế này, người sử dụng lao động không thể viện dẫn căn cứ nêu trên, bất kể kết quả công việc thực tế của người lao động ở mức nào.

2.2. Thời hạn báo trước phụ thuộc vào loại hợp đồng

Đối với một số ngành nghề, công việc đặc thù, gồm thành viên tổ lái tàu bay, nhân viên kỹ thuật bảo dưỡng tàu bay và sửa chữa chuyên ngành hàng không, nhân viên điều độ khai thác bay, người quản lý doanh nghiệp, và thuyền viên làm việc trên tàu Việt Nam đang hoạt động ở nước ngoài, thời hạn báo trước là ít nhất 120 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn hoặc hợp đồng xác định thời hạn từ 12 tháng trở lên, và ít nhất bằng một phần tư thời hạn hợp đồng đối với hợp đồng dưới 12 tháng. Thời hạn báo trước này áp dụng cho cả người sử dụng lao động và người lao động.

Người sử dụng lao động không phải báo trước khi chấm dứt hợp đồng theo căn cứ thứ tư và căn cứ thứ sáu.

2.3. Một số trường hợp người sử dụng lao động không được đơn phương chấm dứt

Người sử dụng lao động không được đơn phương chấm dứt hợp đồng trong ba nhóm trường hợp sau:

• Người lao động đang ốm đau hoặc bị tai nạn, bệnh nghề nghiệp và đang điều trị, điều dưỡng theo chỉ định của cơ sở khám bệnh chữa bệnh có thẩm quyền, trừ trường hợp thuộc căn cứ thứ hai nêu tại mục 2.1.
• Người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc thuộc các trường hợp nghỉ khác được người sử dụng lao động đồng ý.
• Người lao động nữ mang thai; người lao động đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Trong ba nhóm nêu trên, nhóm thứ ba có phạm vi bảo vệ rộng nhất. Pháp luật còn cấm người sử dụng lao động sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng vì lý do kết hôn, mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi, và cấm cả việc xử lý kỷ luật trong thời gian này.

Tuy nhiên, quy định này không cấm chấm dứt do hết hạn hợp đồng. Trường hợp hợp đồng hết hạn trong thời gian lao động nữ mang thai hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi thì người lao động được ưu tiên giao kết hợp đồng mới. Ranh giới giữa hai tình huống này là nguồn tranh chấp thường gặp và cần được xử lý cẩn trọng.

3. Sa thải là hình thức kỷ luật có yêu cầu chặt chẽ nhất

3.1. Sa thải chỉ được áp dụng trong bốn nhóm trường hợp

1. Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc.
2. Người lao động có hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động; hoặc có hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động.
3. Người lao động đã bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật.
4. Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng.

Hai mốc thời gian dễ bị nhầm lẫn. Căn cứ sa thải thứ tư sử dụng mốc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày, trong khi căn cứ đơn phương chấm dứt thứ sáu nêu tại mục 2.1 sử dụng mốc 05 ngày làm việc liên tục. Đây là hai chế định khác nhau, với hai thủ tục và hai hệ quả pháp lý khác nhau, nên việc lựa chọn nhầm căn cứ sẽ dẫn đến sai sót ngay từ bước đầu tiên.

3.2. Việc xử lý kỷ luật phải tuân thủ các nguyên tắc bắt buộc

• Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động.
• Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên.
• Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa.
• Việc xử lý kỷ luật phải được ghi thành biên bản.
• Không được áp dụng nhiều hình thức kỷ luật đối với một hành vi vi phạm. Khi một người có nhiều hành vi vi phạm thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất.

Người sử dụng lao động không được xử lý kỷ luật đối với người lao động đang trong thời gian nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động; đang bị tạm giữ, tạm giam; đang chờ kết quả điều tra xác minh của cơ quan có thẩm quyền đối với hành vi thuộc nhóm căn cứ thứ nhất và thứ hai; và đang mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

3.3. Phiên họp xử lý kỷ luật phải theo trình tự luật định

1. Lập biên bản vi phạm. Khi phát hiện hành vi vi phạm tại thời điểm xảy ra, người sử dụng lao động lập biên bản và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Nếu phát hiện sau thời điểm xảy ra thì thực hiện việc thu thập chứng cứ chứng minh lỗi.
2. Thông báo họp ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, trong đó nêu rõ nội dung, thời gian, địa điểm, họ tên người bị xử lý kỷ luật và hành vi vi phạm.
3. Xác nhận tham dự. Các thành phần bắt buộc phải xác nhận tham dự. Trường hợp không thể tham dự theo thời gian và địa điểm đã thông báo thì hai bên thỏa thuận thay đổi; nếu không thỏa thuận được thì người sử dụng lao động quyết định.
4. Tiến hành họp. Trường hợp một trong các thành phần bắt buộc không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp.
5. Lập biên bản họp, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự. Đối với người không ký, người ghi biên bản nêu rõ họ tên và lý do không ký vào nội dung biên bản.
6. Ban hành quyết định xử lý kỷ luật trong thời hiệu xử lý kỷ luật và gửi đến các thành phần phải tham dự.

Thành phần bắt buộc tham dự gồm tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người bị xử lý kỷ luật là thành viên; người lao động bị xử lý kỷ luật cùng người bào chữa nếu có; người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi; và người có thẩm quyền xử lý kỷ luật theo nội quy lao động.

Phiên họp vẫn có thể được tiến hành khi thành phần bắt buộc vắng mặt. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng của doanh nghiệp, nhưng chỉ hợp lệ khi người sử dụng lao động chứng minh được đã thông báo hợp lệ trước ít nhất 05 ngày làm việc. Vì vậy, hồ sơ thông báo, gồm bằng chứng về việc gửi và bằng chứng về việc nhận, là tài liệu có giá trị nhất trong tranh chấp về sa thải.

3.4. Thời hiệu xử lý kỷ luật tính từ ngày xảy ra vi phạm

Thời hiệu xử lý kỷ luật là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm, và 12 tháng đối với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh.

Khi hết thời gian thuộc các trường hợp không được xử lý kỷ luật nêu trên, nếu đã hết thời hiệu hoặc còn thời hiệu nhưng không đủ 60 ngày thì thời hiệu được kéo dài nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian đó.

Mốc tính thời hiệu là ngày xảy ra hành vi, không phải ngày phát hiện. Đây là điểm bất lợi đáng kể cho người sử dụng lao động đối với các vi phạm bị phát hiện muộn, chẳng hạn hành vi gian lận tài chính chỉ được phát hiện khi kiểm toán năm sau. Khi thời hiệu đã hết, người sử dụng lao động mất quyền xử lý kỷ luật và chỉ còn hướng yêu cầu bồi thường thiệt hại theo pháp luật dân sự hoặc tố giác theo pháp luật hình sự.

4. Tổ chức lại doanh nghiệp đòi hỏi phương án sử dụng lao động

Khi việc thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, doanh nghiệp phải xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động; ưu tiên đào tạo lại người lao động nếu có chỗ làm việc mới; trả trợ cấp mất việc làm nếu phải cho thôi việc; và chỉ được tiến hành cho thôi việc sau khi đã trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và thông báo trước 30 ngày cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh và cho người lao động.

Trong trường hợp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản, người sử dụng lao động kế tiếp phải xây dựng phương án sử dụng lao động, và cả người sử dụng lao động hiện tại lẫn người sử dụng lao động kế tiếp đều có trách nhiệm thực hiện phương án đã được thông qua.

Phương án sử dụng lao động phải nêu số lượng và danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng, người được đào tạo lại, người chuyển sang làm việc không trọn thời gian, người nghỉ hưu, người phải chấm dứt hợp đồng; quyền và nghĩa vụ của các bên; và biện pháp cùng nguồn tài chính bảo đảm thực hiện. Khi xây dựng phương án, người sử dụng lao động phải trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, và phương án phải được thông báo công khai trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được thông qua.

5. Người sử dụng lao động phải thanh toán các khoản trợ cấp khi chấm dứt

5.1. Trợ cấp thôi việc thường thấp vì phải trừ thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp

Người lao động đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên được hưởng trợ cấp thôi việc khi hợp đồng chấm dứt theo các căn cứ tương ứng, với mức mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa tháng tiền lương.

Hai trường hợp loại trừ là người lao động đủ điều kiện hưởng lương hưu, và người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên.

Cách tính thời gian làm việc để tính trợ cấp là lấy tổng thời gian làm việc thực tế, trừ thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và trừ thời gian làm việc đã được chi trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm.

Thời gian làm việc thực tế bao gồm cả thời gian thử việc; thời gian được cử đi học; thời gian nghỉ hưởng chế độ ốm đau, thai sản; thời gian nghỉ điều trị phục hồi chức năng do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp mà được trả lương; thời gian nghỉ thực hiện nghĩa vụ công dân mà được trả lương; thời gian ngừng việc không do lỗi của người lao động; thời gian nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng có hưởng lương, nghỉ lễ tết; thời gian thực hiện nhiệm vụ của tổ chức đại diện người lao động; và thời gian bị tạm đình chỉ công việc (Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

Thời gian làm việc được tính theo năm đủ 12 tháng. Tháng lẻ từ 06 tháng trở xuống được tính bằng nửa năm, trên 06 tháng được tính bằng một năm. Tiền lương để tính trợ cấp là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi người lao động thôi việc.

Trợ cấp thôi việc trên thực tế thường rất thấp. Vì phải trừ toàn bộ thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp, mà bảo hiểm thất nghiệp được áp dụng bắt buộc từ ngày 01/01/2009, nên trên thực tế phần lớn người lao động hiện nay có mức trợ cấp thôi việc bằng không hoặc rất nhỏ. Phần thời gian còn lại chỉ gồm thời gian làm việc trước năm 2009 và các giai đoạn không thuộc diện tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Luật Việc làm số 74/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2026 mở rộng đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm thất nghiệp, nên phạm vi thời gian phải trừ tiếp tục được mở rộng.

5.2. Trợ cấp mất việc làm cao gấp đôi trợ cấp thôi việc

Người lao động đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên mà bị mất việc làm do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc do tổ chức lại doanh nghiệp được hưởng trợ cấp mỗi năm làm việc trả một tháng tiền lương nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương. Cách xác định thời gian làm việc và tiền lương được áp dụng giống như đối với trợ cấp thôi việc.

Việc so sánh hai khoản trợ cấp cho thấy vì sao xác định đúng căn cứ chấm dứt có ý nghĩa tài chính đáng kể: cách tính thời gian làm việc và tiền lương là như nhau, nhưng hệ số được nhân gấp đôi và có mức sàn tối thiểu 02 tháng.

5.3. Các khoản phải được thanh toán trong 14 ngày làm việc

Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của mỗi bên. Thời hạn này được kéo dài nhưng không quá 30 ngày trong các trường hợp người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động; thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình, chuyển nhượng tài sản; và do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

6. Người sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục bảo hiểm khi chấm dứt

Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu đã giữ của người lao động; đồng thời cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động có yêu cầu, và chi phí sao gửi tài liệu do người sử dụng lao động chi trả.

Khi doanh nghiệp còn nợ bảo hiểm xã hội, thực tiễn xử lý là nếu doanh nghiệp đủ khả năng thanh toán thì phải đóng đủ tiền bảo hiểm, bao gồm cả khoản tính trên số tiền chậm đóng, trước khi được xác nhận sổ; nếu chưa đóng đủ thì cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận đến thời điểm đã đóng và phần còn lại được bổ sung sau khi thu hồi được khoản nợ. Vì vậy, việc nợ bảo hiểm xã hội không chỉ là vấn đề tài chính mà còn làm đình trệ việc chấm dứt quan hệ lao động.

7. Chấm dứt trái pháp luật có thể dẫn đến chi phí rất lớn

Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, người sử dụng lao động phải:

• Nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng đã giao kết.
• Trả tiền lương và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trong những ngày người lao động không được làm việc.
• Trả thêm một khoản tiền ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.
• Trường hợp vi phạm quy định về thời hạn báo trước thì phải trả một khoản tiền tương ứng với tiền lương trong những ngày không báo trước.
• Sau khi được nhận lại làm việc, người lao động hoàn trả các khoản trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm đã nhận.

Khi người lao động không muốn tiếp tục làm việc, ngoài các khoản nêu trên, người sử dụng lao động còn phải trả trợ cấp thôi việc. Khi người sử dụng lao động không muốn nhận lại và người lao động đồng ý, hai bên thỏa thuận thêm một khoản bồi thường để chấm dứt hợp đồng.

Chi phí lớn nhất là tiền lương trong toàn bộ thời gian tố tụng. Yếu tố làm khoản phải trả tăng nhanh nhất không phải là các mức cố định, mà là nghĩa vụ trả lương và đóng bảo hiểm cho toàn bộ thời gian người lao động không được làm việc, tức toàn bộ thời gian tố tụng. Trong một vụ việc kéo dài qua hai cấp xét xử, khoản này có thể lớn hơn nhiều so với tổng các khoản còn lại.

Sa thải trái pháp luật dẫn tới hệ quả tương tự. Sa thải vừa là một hình thức xử lý kỷ luật, vừa là một căn cứ chấm dứt hợp đồng, nên sai về căn cứ, sai về nguyên tắc xử lý kỷ luật, sai về trình tự, hoặc quá thời hiệu đều dẫn tới việc quyết định sa thải bị tuyên là trái pháp luật. Kèm theo đó là biện pháp khắc phục hậu quả hành chính theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, gồm buộc nhận lại người lao động, buộc trả lương, buộc xin lỗi công khai và buộc hoàn trả khoản tiền đã thu.

8. Tranh chấp về chấm dứt hợp đồng có thể được khởi kiện ngay

8.1. Hòa giải không bắt buộc trong mọi trường hợp

Về nguyên tắc, tranh chấp lao động cá nhân phải được giải quyết thông qua thủ tục hòa giải của hòa giải viên lao động trước khi yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động hoặc Tòa án giải quyết. Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định các ngoại lệ, trong đó có:

• Tranh chấp về xử lý kỷ luật lao động theo hình thức sa thải hoặc về trường hợp bị đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.
• Tranh chấp về bồi thường thiệt hại, trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng lao động.
• Tranh chấp về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.
• Tranh chấp giữa người giúp việc gia đình với người sử dụng lao động, và giữa người lao động thuê lại với người sử dụng lao động thuê lại.

Như vậy, toàn bộ nhóm tranh chấp phát sinh từ việc chấm dứt quan hệ lao động đều không bắt buộc qua hòa giải, và người lao động có thể khởi kiện trực tiếp ra tòa án. Do đó, doanh nghiệp không nên xây dựng kế hoạch ứng phó dựa trên giả định rằng sẽ có một giai đoạn hòa giải trước khi vụ việc được đưa ra tòa.

8.2. Thời hiệu khởi kiện tính từ ngày phát hiện vi phạm

Mốc tính thời hiệu ở đây là ngày phát hiện hành vi vi phạm, ngược với thời hiệu xử lý kỷ luật vốn được tính từ ngày xảy ra hành vi. Sự đối lập này phản ánh cách pháp luật phân bổ rủi ro giữa hai bên: chặt chẽ đối với người sử dụng lao động khi xử lý kỷ luật, và rộng hơn đối với người lao động khi khởi kiện.

9. Những việc người sử dụng lao động nên làm

1. Ưu tiên thỏa thuận chấm dứt. Đây là phương án có rủi ro thấp nhất và thường có chi phí thấp hơn so với chi phí kỳ vọng của một vụ tranh chấp.
2. Xác định đúng căn cứ trước khi hành động. Việc lựa chọn nhầm giữa sa thải và đơn phương chấm dứt sẽ dẫn tới sai sót trong toàn bộ thủ tục phía sau.
3. Kiểm tra thời hiệu ngay khi phát hiện vi phạm, vì thời hiệu được tính từ ngày xảy ra hành vi.
4. Kiểm tra tình trạng cá nhân của người lao động trước khi ra quyết định, đặc biệt là thai sản, nuôi con nhỏ, ốm đau đang điều trị và nghỉ phép.
5. Lưu giữ bằng chứng thông báo họp với đầy đủ bằng chứng gửi và nhận, vì đây là tài liệu có tính quyết định khi áp dụng cơ chế vẫn tiến hành họp trong trường hợp vắng mặt.
6. Hoàn tất nghĩa vụ tài chính trong 14 ngày làm việc và xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, kể cả khi đang có tranh chấp về căn cứ chấm dứt.