TIN & PARTNERS · BẢO VỆ DỮ LIỆU & QUYỀN RIÊNG TƯ
Bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam: việc tuân thủ bắt đầu trước khi sự cố xảy ra.
Bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ là vấn đề của các công ty công nghệ hay những vụ vi phạm an ninh nghiêm trọng. Hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ nhân viên, cơ sở dữ liệu khách hàng, hoạt động tiếp thị và thông tin chia sẻ với nhà cung cấp dịch vụ đều đặt ra câu hỏi về cách dữ liệu cá nhân được thu thập, sử dụng, lưu trữ và tiết lộ. Doanh nghiệp vẫn có thể gặp vấn đề tuân thủ ngay cả khi không có dữ liệu nào bị rò rỉ. Việc thu thập thông tin không cần thiết, sử dụng vượt quá mục đích đã nêu hoặc chia sẻ mà không có biện pháp bảo vệ phù hợp có thể phát sinh rủi ro ngay trong các hoạt động kinh doanh thông thường.
Tuân thủ quy định về quyền riêng tư là trách nhiệm vận hành liên tục, không phải công việc soạn thảo văn bản một lần. Khi doanh nghiệp đưa vào sử dụng hệ thống mới, thuê ngoài các chức năng và chia sẻ thông tin xuyên biên giới, thực tiễn xử lý dữ liệu có thể vượt ra ngoài phạm vi của các chính sách và thỏa thuận hiện có. Chờ đến khi phát sinh khiếu nại, rà soát giao dịch hoặc sự cố an ninh mới hành động có thể khiến doanh nghiệp còn rất ít thời gian để xác định thiếu sót và ứng phó. Chỉ riêng một chính sách quyền riêng tư không thể thay thế các quy trình, hồ sơ và việc phân công trách nhiệm cần thiết để đưa chính sách đó vào thực tế.
Tại Tin & Partners, chúng tôi tư vấn cho doanh nghiệp về bảo vệ dữ liệu cá nhân, tuân thủ quy định về quyền riêng tư và quản trị dữ liệu tại Việt Nam. Chúng tôi giúp khách hàng hiểu rõ thực tiễn xử lý dữ liệu của mình, xác định các thiếu sót pháp lý và thiết lập cơ chế vận hành hiệu quả trong các lĩnh vực nhân sự, quan hệ khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ và hoạt động của tập đoàn ở nước ngoài. Chúng tôi có thể tham gia từ trước khi một hệ thống hoặc hoạt động mới được đưa vào sử dụng, hoặc rà soát các thực tiễn hiện có. Mục tiêu là chuyển hóa các yêu cầu pháp lý thành văn bản có thể sử dụng, trách nhiệm rõ ràng và các bước triển khai thực tế.
DỮ LIỆU CÁ NHÂN TRONG DOANH NGHIỆP
Hoạt động sử dụng dữ liệu hằng ngày và những thay đổi cần được xem xét kỹ hơn.
Vận hành hằng ngày & xử lý dữ liệu
Khi dữ liệu cá nhân là một phần của hoạt động thường ngày.
- Hồ sơ tuyển dụng, nhân viên và bảng lương Rà soát cách thu thập và sử dụng dữ liệu tuyển dụng, lao động.
- Tài khoản khách hàng và cơ sở dữ liệu liên hệ Xác định thông tin khách hàng, quyền truy cập và việc sử dụng dữ liệu.
- Truyền thông tiếp thị và biểu mẫu trực tuyến Rà soát thông báo thu thập, nội dung biểu mẫu và cách thức liên lạc.
- Sổ đăng ký khách ra vào, camera giám sát và hệ thống chấm công Rà soát thông tin được ghi nhận, thông báo và cơ chế truy cập.
- Thực tiễn lưu trữ, truy cập và xóa dữ liệu Làm rõ thời gian lưu trữ, quyền truy cập và quy trình xóa dữ liệu.
Chia sẻ dữ liệu, hệ thống & vấn đề mới phát sinh
Khi việc sử dụng, truy cập dữ liệu hoặc trách nhiệm thay đổi.
- Nền tảng, ứng dụng hoặc hệ thống điện toán đám mây mới Rà soát luồng dữ liệu và trách nhiệm khi đưa hệ thống mới vào sử dụng.
- Thuê ngoài xử lý dữ liệu và nhà cung cấp dịch vụ Rà soát vai trò nhà cung cấp, điều khoản xử lý và việc chia sẻ thông tin.
- Lưu trữ ở nước ngoài và quyền truy cập của các công ty trong tập đoàn Xác định việc lưu trữ xuyên biên giới, truy cập nội bộ tập đoàn và hồ sơ liên quan.
- Dữ liệu nhạy cảm và mục đích xử lý mới Đánh giá dữ liệu liên quan và thay đổi dự kiến về cách sử dụng.
- Yêu cầu của cá nhân, khiếu nại hoặc sự cố dữ liệu Rà soát vấn đề, hồ sơ hiện có và các bước phản hồi phù hợp.
CÁCH TIẾP CẬN CỦA CHÚNG TÔI
Hiểu rõ dữ liệu và đưa yêu cầu tuân thủ vào thực tế.
Chúng tôi bắt đầu từ cách doanh nghiệp của bạn thực sự xử lý dữ liệu cá nhân: thu thập dữ liệu gì, vì sao cần thiết, lưu trữ ở đâu, ai được nhận và lưu giữ trong bao lâu. Chúng tôi đánh giá vai trò xử lý dữ liệu và các yêu cầu liên quan, sau đó xác định các ưu tiên đối với chính sách, hợp đồng, hồ sơ đánh giá và quy trình nội bộ. Tư vấn của chúng tôi xem xét hệ thống và thực tiễn làm việc hiện có thay vì mặc định rằng các văn bản mẫu sẽ giải quyết mọi vấn đề. Chúng tôi làm việc với ban điều hành, bộ phận nhân sự, pháp chế và kỹ thuật để xác lập trách nhiệm và hỗ trợ triển khai. Vai trò của chúng tôi là tư vấn pháp lý và soạn thảo văn bản; việc kiểm thử an ninh mạng, cấu hình hệ thống và điều tra kỹ thuật số thuộc trách nhiệm của các chuyên gia kỹ thuật liên quan.
Công việc của chúng tôi có thể bao gồm
- Lập bản đồ dữ liệu & rà soát tuân thủ: Rà soát loại dữ liệu, mục đích xử lý, hệ thống, bên nhận và thực tiễn lưu trữ, xác định trách nhiệm pháp lý của tổ chức và lập báo cáo đánh giá các thiếu sót tuân thủ theo thứ tự ưu tiên.
- Thông báo, chính sách quyền riêng tư & sự đồng ý: Soạn thảo hoặc sửa đổi thông báo dành cho nhân viên, ứng viên, khách hàng và trên website, chính sách quyền riêng tư nội bộ và tài liệu lấy sự đồng ý, đánh giá khi nào cần có sự đồng ý và cách thức thu thập, ghi nhận sự đồng ý.
- Tư vấn về dữ liệu nhân viên & khách hàng: Đánh giá thực tiễn tuyển dụng, quản lý nhân sự, liên lạc với khách hàng và tiếp thị, bao gồm việc xử lý thông tin nhạy cảm và tính phù hợp của các cơ chế thu thập, lưu trữ hiện có.
- Thỏa thuận xử lý & chia sẻ dữ liệu: Soạn thảo, rà soát và đàm phán các điều khoản về quyền riêng tư với nhà cung cấp dịch vụ, các công ty trong tập đoàn và các bên nhận khác, bao gồm phạm vi sử dụng được phép, trách nhiệm, hợp tác, báo cáo sự cố và xử lý khi chấm dứt quan hệ.
- Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân: Xác định việc có cần lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân hay không, đồng thời soạn thảo hoặc cập nhật hồ sơ đánh giá và hồ sơ nộp đã thống nhất trên cơ sở thông tin vận hành và kỹ thuật đã được xác minh.
- Chuyển dữ liệu ra nước ngoài: Rà soát việc lưu trữ ở nước ngoài, truy cập từ xa và các thỏa thuận chia sẻ quốc tế, đánh giá các yêu cầu và trường hợp miễn trừ áp dụng đối với việc chuyển dữ liệu, đồng thời lập hồ sơ đánh giá tác động và hồ sơ nộp đối với việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài khi cần thiết.
- Quyền của chủ thể dữ liệu & ứng phó sự cố: Xây dựng quy trình xử lý yêu cầu của cá nhân, rà soát các sự cố được báo cáo và tư vấn về nghĩa vụ ứng phó, thông báo và truyền thông theo quy định pháp luật, phối hợp với các bộ phận kinh doanh và kỹ thuật có trách nhiệm.
- Quản trị nội bộ & tuân thủ thường xuyên: Tư vấn về trách nhiệm bảo vệ quyền riêng tư, quy tắc lưu trữ và xóa dữ liệu, hướng dẫn cho nhân viên và quy trình rà soát, giúp khung pháp lý luôn phù hợp với những thay đổi về hệ thống, nhà cung cấp và hoạt động kinh doanh.
Rà soát quyền riêng tư có trọng tâm hoặc hỗ trợ tuân thủ trên cơ sở thường xuyên.
Chúng tôi có thể hỗ trợ một chính sách, hợp đồng, hồ sơ đánh giá hoặc vấn đề dữ liệu cụ thể, hoặc hỗ trợ một chương trình tuân thủ quyền riêng tư toàn diện hơn. Phạm vi công việc phản ánh hoạt động, các thỏa thuận hiện có của bạn và khối lượng công việc pháp lý thực sự cần thiết.