Chính sách thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân.

Tóm tắt

Công ty Luật TNHH Tín và Thành Viên ("Công ty Luật") tiếp nhận thông tin liên hệ và nội dung yêu cầu do Quý khách chủ động cung cấp qua website tinpartners.vn, bao gồm biểu mẫu liên hệ, yêu cầu dịch vụ văn phòng và công cụ Xây dựng Kế hoạch Đầu tư tại Việt Nam, để liên hệ lại, làm rõ nhu cầu, đánh giá phạm vi hỗ trợ và gửi báo giá. Khi yêu cầu thuộc dịch vụ do Công ty TNHH Dịch vụ Tín và Thành viên ("Công ty Dịch vụ") cung cấp, như kế toán, dịch vụ việc làm hoặc cho thuê văn phòng, Công ty Luật chuyển thông tin cần thiết cho Công ty Dịch vụ để phản hồi yêu cầu đó. Trong Chính sách này, "Công ty" là từng công ty đối với dữ liệu mà công ty đó xử lý.

Công ty không mua bán dữ liệu cá nhân và không dùng dữ liệu này để gửi quảng cáo.

1. Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu

Công ty Luật là đầu mối tiếp nhận dữ liệu gửi qua website. Mỗi công ty tự quyết định mục đích, phương tiện và trực tiếp xử lý dữ liệu trong phạm vi dịch vụ của mình, nên là bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân theo khoản 9 Điều 2 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân đối với dữ liệu đó.

2. Dữ liệu thu thập và mục đích xử lý

Công ty xử lý họ tên, địa chỉ email, dịch vụ quan tâm và lời nhắn mà biểu mẫu yêu cầu; cùng số điện thoại và công ty hoặc tổ chức khi Quý khách lựa chọn cung cấp. Biểu mẫu dịch vụ văn phòng có thể có thành phố, khu vực, loại mặt bằng, diện tích, ngân sách và thời điểm dự kiến. Công cụ lập kế hoạch có thể có thông tin về nhà đầu tư hoặc người đi cùng, quốc tịch hoặc quốc gia thành lập, hoạt động dự kiến, cấu trúc đầu tư, địa điểm và nhu cầu kinh doanh, làm việc hoặc cư trú. Một số thông tin liên quan đến doanh nghiệp; khi thông tin gắn với cá nhân xác định được, Công ty xử lý như dữ liệu cá nhân. Quý khách chỉ nên cung cấp thông tin cần thiết cho yêu cầu.

Dữ liệu được dùng cho các mục đích sau:

• Liên hệ lại để xác nhận và làm rõ nhu cầu dịch vụ pháp lý hoặc doanh nghiệp, rà soát yêu cầu và đánh giá phạm vi hỗ trợ phù hợp.
• Lập và gửi báo giá cho dịch vụ Quý khách yêu cầu, sắp xếp trao đổi và thông tin các bước tiếp theo.

Quy tắc chuyển dữ liệu giữa hai công ty:

• Yêu cầu tư vấn pháp luật, đầu tư, doanh nghiệp, hợp đồng, tranh chấp, lao động và dữ liệu cá nhân do Công ty Luật xử lý và không chuyển cho Công ty Dịch vụ.
• Yêu cầu dịch vụ văn phòng, kế toán, dịch vụ việc làm và dịch vụ doanh nghiệp khác được chuyển cho Công ty Dịch vụ.
• Yêu cầu về giấy phép lao động, thị thực và cư trú có thể do một trong hai công ty xử lý, tuỳ phạm vi công việc. Công ty phụ trách được nêu rõ khi liên hệ lại hoặc gửi báo giá.
• Kế hoạch gửi từ công cụ Xây dựng Kế hoạch Đầu tư tại Việt Nam được cả hai công ty xem xét toàn bộ để chuẩn bị báo giá trọn gói.
• Yêu cầu liên hệ có cả hai phần: mỗi công ty chỉ nhận thông tin liên hệ và phần yêu cầu thuộc dịch vụ của mình.
• Nội dung trao đổi về vụ việc pháp lý không được chuyển cho Công ty Dịch vụ, trừ khi Quý khách yêu cầu hoặc đồng ý.

Công ty không dùng dữ liệu cho mục đích khác, kể cả gửi bản tin hay quảng cáo. Mọi mục đích mới đều cần sự đồng ý riêng của Quý khách trước khi thực hiện.

Việc cung cấp dữ liệu là tự nguyện. Nếu Quý khách không cung cấp thông tin liên hệ và thông tin tối thiểu cần thiết cho yêu cầu, Công ty có thể không liên hệ hoặc chuẩn bị báo giá qua biểu mẫu; Quý khách vẫn có thể liên hệ trực tiếp tại trụ sở hoặc qua điện thoại.

Quý khách vui lòng không gửi qua biểu mẫu các thông tin nhạy cảm như tình trạng sức khỏe, thông tin tài chính cá nhân, giấy tờ tùy thân hoặc tài liệu vụ việc. Không cung cấp dữ liệu cá nhân của người khác nếu chưa được phép. Các thông tin này sẽ được trao đổi qua kênh phù hợp sau khi Công ty liên hệ. Thông tin ngân sách hoặc vốn đầu tư dự kiến mà công cụ yêu cầu chỉ nên giới hạn ở mức cần thiết để mô tả nhu cầu.

Bản nháp của công cụ lập kế hoạch có thể được lưu trong trình duyệt trên thiết bị của Quý khách để tiếp tục sử dụng. Việc lập kế hoạch, tải PDF hoặc in kế hoạch chưa gửi dữ liệu cho Công ty. Quý khách có thể xóa dữ liệu lưu trên thiết bị bằng chức năng quản lý dữ liệu website của trình duyệt. Công ty chỉ tiếp nhận kế hoạch khi Quý khách chủ động gửi và chức năng gửi xác nhận thành công; nếu chức năng này chưa khả dụng, không có yêu cầu nào được xác nhận đã gửi.

Việc gửi biểu mẫu chưa làm phát sinh quan hệ giữa luật sư và khách hàng. Quan hệ này chỉ phát sinh khi hai bên ký hợp đồng dịch vụ pháp lý.

3. Cơ sở pháp lý và sự đồng ý

Công ty xử lý dữ liệu trên cơ sở sự đồng ý của Quý khách, theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP, cùng có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

• Cách thể hiện sự đồng ý: Quý khách tự tích vào ô đồng ý và thực hiện thao tác gửi. Ô này không được tích sẵn. Việc im lặng hoặc không phản hồi không được coi là đồng ý. Với biểu mẫu gửi trực tiếp, thông tin được chuyển qua hệ thống website và dịch vụ email khi Quý khách chủ động gửi; trạng thái gửi được hiển thị tại biểu mẫu. Trạng thái chưa xác nhận không có nghĩa là Công ty đã nhận được yêu cầu. Với biểu mẫu tạo bản nháp email, Quý khách tự kiểm tra và gửi email; thao tác tạo hoặc sao chép bản nháp chưa gửi yêu cầu đến Công ty.
• Phạm vi đồng ý: chỉ áp dụng cho các mục đích tại Mục 2 và không kèm điều kiện phải đồng ý với mục đích khác.
• Lưu vết: Khi chức năng gửi yêu cầu ghi nhận thời điểm, nội dung hoặc phiên bản đồng ý, thông tin này đi kèm yêu cầu mà Công ty tiếp nhận và được lưu để kiểm chứng khi cần. Thông tin chỉ nhập trên thiết bị và chưa gửi không được coi là yêu cầu Công ty đã nhận.
• Rút lại sự đồng ý: Quý khách có thể rút lại bất kỳ lúc nào theo cách nêu tại Mục 8. Khi đó Công ty ngừng liên hệ và ngừng xử lý dữ liệu. Việc rút lại không ảnh hưởng đến hoạt động xử lý đã thực hiện trước đó.

Website không hướng đến việc thu thập dữ liệu của người chưa thành niên. Người chưa thành niên có nhu cầu pháp lý vui lòng liên hệ thông qua cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật.

4. Thời hạn lưu trữ và xóa dữ liệu

Công ty lưu dữ liệu yêu cầu trong 12 tháng kể từ lần trao đổi gần nhất về yêu cầu hoặc báo giá, sau đó xóa.

Công ty xóa dữ liệu sớm hơn thời hạn trên khi:

• Quý khách yêu cầu xóa hoặc rút lại sự đồng ý;
• mục đích liên hệ, báo giá đã hoàn thành và dữ liệu không còn cần thiết.

Nếu Quý khách ký hợp đồng dịch vụ pháp lý, dữ liệu được chuyển vào hồ sơ khách hàng. Việc xử lý khi đó theo hợp đồng và quy định về lưu trữ hồ sơ của tổ chức hành nghề luật sư, và Công ty sẽ thông báo riêng.

Công ty có thể lưu dữ liệu lâu hơn khi pháp luật yêu cầu hoặc khi cần để giải quyết khiếu nại, tranh chấp đang diễn ra. Việc xóa được thực hiện bằng biện pháp an toàn, bảo đảm dữ liệu không thể bị khôi phục trái phép.

5. Chia sẻ và chuyển giao dữ liệu

Công ty không mua bán dữ liệu cá nhân và chỉ cho phép các bên sau tiếp cận dữ liệu:

Ngoài các trường hợp trên, Công ty chỉ cung cấp dữ liệu cho bên khác khi Quý khách đồng ý.

Website sử dụng hạ tầng Cloudflare. Dữ liệu kỹ thuật cần thiết để phục vụ truy cập và bảo vệ hệ thống có thể được xử lý bởi các nhà cung cấp hạ tầng. Các bản nháp lưu cục bộ được mô tả tại Mục 2 vẫn ở trên thiết bị cho đến khi Quý khách chủ động gửi.

Chuyển dữ liệu ra nước ngoài: Hai công ty dùng chung dịch vụ điện toán đám mây Microsoft 365 của Microsoft Corporation cho email và lưu trữ tài liệu, có máy chủ đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam. Hạ tầng website và dịch vụ kỹ thuật cần thiết khác cũng có thể xử lý dữ liệu ngoài Việt Nam. Mỗi công ty lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới theo quy định và yêu cầu nhà cung cấp liên quan áp dụng biện pháp bảo vệ tương ứng. Khi Quý khách lựa chọn dịch vụ đặt lịch hoặc nhắn tin bên ngoài, chính sách bảo mật của nhà cung cấp đó cũng áp dụng cho hoạt động xử lý của họ.

6. Bảo mật dữ liệu

Công ty bảo vệ dữ liệu bằng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức sau:

• mã hóa đường truyền giữa trình duyệt của Quý khách và website (HTTPS);
• phân quyền truy cập, chỉ nhân sự có nhiệm vụ mới được xem dữ liệu;
• cam kết bảo mật bằng văn bản đối với luật sư, nhân viên và nhà cung cấp dịch vụ;

Ngoài nghĩa vụ theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Công ty giữ bí mật thông tin của Quý khách theo pháp luật về luật sư và Quy tắc đạo đức và ứng xử nghề nghiệp luật sư Việt Nam.

Khi xảy ra sự cố lộ, mất dữ liệu cá nhân, Công ty thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân và cho Quý khách trong thời hạn pháp luật quy định, kèm biện pháp khắc phục.

7. Quyền và nghĩa vụ của Quý khách

Theo Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, Quý khách có các quyền sau đối với dữ liệu của mình:

• Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.
• Đồng ý, không đồng ý hoặc yêu cầu rút lại sự đồng ý.
• Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu Công ty chỉnh sửa dữ liệu.
• Yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế xử lý dữ liệu; phản đối việc xử lý dữ liệu.
• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.
• Yêu cầu Công ty hoặc cơ quan có thẩm quyền áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu của mình.

Quý khách đồng thời có các nghĩa vụ:

• cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ và chính xác;
• tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình;
• tôn trọng dữ liệu cá nhân của người khác, không điền thông tin của người khác khi chưa được họ cho phép;
• chấp hành pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

8. Cách thực hiện quyền và khiếu nại

Quý khách gửi yêu cầu tới email tinduong@tinpartners.vn hoặc bằng văn bản tới địa chỉ trụ sở Công ty, nêu rõ họ tên, email đã đăng ký và nội dung yêu cầu. Công ty không thu phí và có thể đề nghị xác minh danh tính trước khi thực hiện. Đầu mối này tiếp nhận yêu cầu đối với dữ liệu do cả hai công ty xử lý. Khi yêu cầu liên quan đến dữ liệu đã chuyển cho Công ty Dịch vụ, Công ty Luật chuyển yêu cầu ngay và hai công ty cùng bảo đảm thời hạn dưới đây.

Thời hạn xử lý theo Điều 5 Nghị định số 356/2025/NĐ-CP:

Thời hạn hoàn thành có thể dài hơn khi Công ty phải yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ cùng thực hiện, hoặc khi cần gia hạn một lần theo quy định. Công ty sẽ thông báo lý do cho Quý khách.

Nếu chưa hài lòng với cách Công ty xử lý, Quý khách vui lòng liên hệ người phụ trách tại Mục 1 để được giải quyết. Quý khách cũng có quyền phản ánh, khiếu nại tới cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an, qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân, hoặc khởi kiện tại tòa án có thẩm quyền.

9. Sửa đổi Chính sách và liên hệ

Công ty đăng mọi bản sửa đổi của Chính sách này trên website; bản đăng tại trang này là bản đang áp dụng. Nếu thay đổi loại dữ liệu thu thập hoặc mục đích xử lý, Công ty sẽ xin lại sự đồng ý của Quý khách trước khi áp dụng.

Mọi câu hỏi về Chính sách xin gửi tới Công ty Luật TNHH Tín và Thành Viên, địa chỉ Phòng 2.01, Tầng 2, 31C Lý Tự Trọng, Phường Sài Gòn, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam, email tinduong@tinpartners.vn, điện thoại 028 3838 6989.

Phiên bản V1.