TIN & PARTNERS · TUÂN THỦ DOANH NGHIỆP
Duy trì hồ sơ cập nhật và nghĩa vụ trong tầm kiểm soát.
Tuân thủ doanh nghiệp không kết thúc khi công ty được đăng ký thành lập. Khi doanh nghiệp phát triển, hồ sơ doanh nghiệp, các quyết định nội bộ, giấy phép và hồ sơ nộp cơ quan nhà nước cần luôn nhất quán với thực tế hoạt động. Trách nhiệm có thể trở nên không rõ ràng khi nhân sự thay đổi, tài liệu được lưu giữ ở nhiều bộ phận khác nhau hoặc các quyết định kinh doanh không được cập nhật đầy đủ vào hồ sơ công ty. Việc thiếu phê duyệt, thông tin lỗi thời hoặc bỏ sót thủ tục có thể chỉ bị phát hiện khi thực hiện giao dịch, khi ngân hàng rà soát hoặc khi bị thanh tra. Việc quan tâm thường xuyên giúp phát hiện các thiếu sót này trước khi chúng trở nên cấp bách và giúp ban điều hành nắm rõ những việc đã hoàn thành và những việc còn tồn đọng.
Tại Tin & Partners, chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ tuân thủ và thư ký doanh nghiệp cho các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, bao gồm doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Chúng tôi hỗ trợ sắp xếp hồ sơ doanh nghiệp, xác định các nghĩa vụ áp dụng và thiết lập quy trình thực tế cho việc phê duyệt, báo cáo và các hành động tiếp theo. Dịch vụ của chúng tôi kết nối công tác hành chính doanh nghiệp với rà soát pháp lý: chúng tôi không chỉ theo dõi các mốc thời hạn mà còn xác định khi nào hồ sơ hoặc cơ cấu của công ty cần được quan tâm thêm. Chúng tôi có thể làm việc cùng đội ngũ quản lý hoặc hành chính hiện có, hoặc đảm nhận một nhóm công việc tuân thủ định kỳ đã thống nhất.
HỒ SƠ DOANH NGHIỆP & TRÁCH NHIỆM
Các nghĩa vụ định kỳ và những thay đổi cần được hoàn tất.
Tuân thủ doanh nghiệp thường xuyên
Để hồ sơ và các nghĩa vụ định kỳ luôn được cập nhật.
- Điều lệ công ty và sổ đăng ký sở hữu Duy trì sự thống nhất giữa điều lệ, sổ sở hữu và các thỏa thuận được ghi nhận.
- Quyết định doanh nghiệp và phê duyệt nội bộ Chuẩn bị, sắp xếp nghị quyết, quyết định và hồ sơ phê duyệt.
- Báo cáo đầu tư và các báo cáo khác theo quy định Xác định công việc báo cáo và phối hợp thông tin cần thiết.
- Thời hạn hiệu lực và ngày gia hạn giấy phép Theo dõi mốc thời gian của giấy phép và nội dung cần rà soát gia hạn.
- Hồ sơ nộp và lịch tuân thủ Duy trì hồ sơ đã nộp và lịch công việc tuân thủ đã thống nhất.
Thay đổi & thiếu sót tuân thủ
Khi các thỏa thuận hiện có cần được rà soát hoặc khắc phục.
- Thay đổi chủ sở hữu hoặc ban điều hành Đối chiếu thay đổi với hồ sơ sở hữu và quản lý doanh nghiệp.
- Giấy phép hoặc thông tin đăng ký đã lỗi thời Xác định thông tin cần cập nhật và tài liệu hỗ trợ.
- Thiếu nghị quyết hoặc hồ sơ chứng minh Xác định quyết định còn thiếu và hồ sơ cần bổ sung.
- Hồ sơ nộp quá hạn hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước chưa được giải quyết Rà soát hồ sơ chưa hoàn tất, văn bản trao đổi và các bước xử lý tiếp theo.
- Bàn giao nhân sự và trách nhiệm chưa rõ ràng Làm rõ việc bàn giao hồ sơ, người phụ trách và trách nhiệm tiếp tục thực hiện.
CÁCH TIẾP CẬN CỦA CHÚNG TÔI
Trách nhiệm rõ ràng và việc hoàn thành đáng tin cậy.
Chúng tôi bắt đầu bằng việc rà soát hồ sơ hiện có, các hồ sơ đã nộp trước đây và cơ cấu hoạt động của công ty, thay vì mặc định rằng cùng một danh mục kiểm tra có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Chúng tôi xác định các thiếu sót và ưu tiên, sau đó thống nhất công việc, đầu mối phụ trách và thông tin cần thiết để xây dựng một lịch tuân thủ khả thi. Đội ngũ của chúng tôi chuẩn bị và theo sát các công việc đã thống nhất, lưu giữ hồ sơ hoàn thành và báo cáo ban điều hành những vấn đề cần quyết định. Việc rà soát định kỳ giúp cơ chế này luôn phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp. Mục tiêu không chỉ là gửi lời nhắc, mà là giúp bảo đảm mỗi nghĩa vụ đã thống nhất đều có người phụ trách, hồ sơ chứng minh và tình trạng hoàn thành rõ ràng.
Công việc của chúng tôi có thể bao gồm
- Rà soát tuân thủ doanh nghiệp: Rà soát giấy tờ đăng ký, điều lệ, thông tin sở hữu, giấy phép và các hồ sơ đã nộp trước đây của công ty, xác định hồ sơ còn thiếu hoặc không nhất quán và lập danh sách các vấn đề cần xử lý theo thứ tự ưu tiên.
- Hồ sơ & sổ đăng ký doanh nghiệp: Sắp xếp và lưu giữ các hồ sơ doanh nghiệp đã thống nhất, bao gồm sổ đăng ký cổ đông hoặc thành viên, thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi (nếu áp dụng), nghị quyết, văn bản ủy quyền và bằng chứng hoàn tất thủ tục.
- Quản trị & văn bản doanh nghiệp định kỳ: Soạn thảo các nghị quyết định kỳ của cổ đông, thành viên và ban điều hành, biên bản họp và văn bản ủy quyền, đồng thời điều phối việc rà soát và phê duyệt văn bản bởi người đại diện phù hợp của công ty.
- Lịch tuân thủ & theo dõi thời hạn: Xác định các nghĩa vụ định kỳ áp dụng, ngày gia hạn giấy phép và thời hạn chuẩn bị nội bộ, phân công đầu mối phụ trách, đồng thời gửi lời nhắc và cập nhật tình trạng trong phạm vi đã thống nhất.
- Báo cáo đầu tư & hồ sơ doanh nghiệp: Soạn thảo và nộp các báo cáo đầu tư, thông báo doanh nghiệp và hồ sơ khác đã thống nhất trên cơ sở thông tin được công ty xác nhận, đồng thời theo dõi các yêu cầu giải trình hoặc bổ sung hồ sơ.
- Thay đổi, thiếu sót & biện pháp khắc phục: Đánh giá thông tin lỗi thời, thủ tục bị bỏ sót hoặc sự không nhất quán giữa hồ sơ công ty và hoạt động thực tế, xác định hướng xử lý phù hợp và hỗ trợ việc khắc phục hoặc cập nhật đăng ký đã thống nhất.
- Phối hợp nội bộ & rà soát định kỳ: Làm việc với ban điều hành, trụ sở chính ở nước ngoài, bộ phận kế toán, nhân sự và các đơn vị tư vấn khác để thu thập thông tin, làm rõ trách nhiệm và rà soát các vấn đề còn tồn đọng khi hoạt động và nhu cầu của công ty thay đổi.
Rà soát tuân thủ có trọng tâm hoặc hỗ trợ doanh nghiệp trên cơ sở thường xuyên.
Chúng tôi có thể rà soát một nhóm hồ sơ xác định, hỗ trợ một số thủ tục cụ thể hoặc duy trì chương trình tuân thủ định kỳ đã thống nhất cùng đội ngũ nội bộ của bạn. Các công việc kế toán, thuế, tiền lương, thay đổi đăng ký quan trọng và tư vấn pháp lý chuyên sâu có thể được điều phối khi cần thiết, với phạm vi và trách nhiệm liên quan được thỏa thuận riêng.