Hợp đồng lao động tại Việt Nam: cấu trúc pháp lý và những nội dung dễ sai sót.

1. Rủi ro thường phát sinh ngay từ khi giao kết hợp đồng

Hợp đồng lao động là nền tảng của mọi quan hệ nhân sự trong doanh nghiệp. Trên thực tế, phần lớn tranh chấp lao động tại Việt Nam không bắt nguồn từ thời điểm chấm dứt mà từ các quyết định khi giao kết: ký sai loại hợp đồng, thiếu nội dung bắt buộc, hoặc để hợp đồng xác định thời hạn tự chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn mà doanh nghiệp không nhận biết.

2. Pháp luật hiện chỉ còn hai loại hợp đồng lao động

Doanh nghiệp hiện chỉ có thể giao kết một trong hai loại hợp đồng lao động:

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: hai bên không xác định thời hạn và thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn: hai bên xác định thời hạn và thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực.

Hợp đồng theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định dưới 12 tháng, vốn được Bộ luật Lao động 2012 ghi nhận, đã bị bãi bỏ từ ngày 01/01/2021. Doanh nghiệp còn sử dụng mẫu hợp đồng thời vụ là đang giao kết một loại hợp đồng không còn tồn tại về mặt pháp lý, và việc giao kết sai loại hợp đồng là hành vi bị xử phạt.

3. Hợp đồng xác định thời hạn chỉ được ký thêm một lần

Khi hợp đồng xác định thời hạn đã hết hạn nhưng người lao động vẫn tiếp tục làm việc, quan hệ giữa hai bên được xử lý theo ba bước:

1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng hết hạn, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động mới. Trong thời gian chưa ký hợp đồng mới, quyền và nghĩa vụ của hai bên được thực hiện theo hợp đồng đã giao kết.
2. Hết thời hạn 30 ngày mà hai bên không ký hợp đồng mới thì hợp đồng xác định thời hạn đã giao kết trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
3. Trường hợp hai bên ký hợp đồng mới cũng là hợp đồng xác định thời hạn thì chỉ được ký thêm một lần. Sau đó, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì hai bên phải ký hợp đồng không xác định thời hạn.

Hợp đồng chuyển đổi một cách tự động. Việc chuyển đổi tại bước 2 phát sinh hiệu lực mà không phụ thuộc vào ý chí của hai bên và không cần bất kỳ văn bản xác nhận nào. Nếu doanh nghiệp để người lao động tiếp tục làm việc quá 30 ngày sau khi hợp đồng hết hạn, giữa hai bên sẽ xác lập một hợp đồng không xác định thời hạn, kể cả khi hồ sơ nhân sự vẫn ghi nhận hợp đồng cũ. Khi đó, thời hạn báo trước khi đơn phương chấm dứt hợp đồng tăng từ 30 ngày lên 45 ngày, và doanh nghiệp không còn sử dụng được căn cứ chấm dứt do hết hạn hợp đồng.

Quy tắc này có một số ngoại lệ. Giới hạn chỉ được ký thêm một lần không áp dụng đối với hợp đồng với người được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn nhà nước, người lao động cao tuổi và người lao động nước ngoài, cũng như trường hợp gia hạn hợp đồng cho cán bộ công đoàn không chuyên trách đang trong nhiệm kỳ.

4. Hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản

Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và làm thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Hai bên cũng có thể giao kết qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu; hợp đồng giao kết theo cách này có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Pháp luật về giao dịch điện tử được áp dụng hiện nay là Luật Giao dịch điện tử năm 2023, có hiệu lực từ ngày 01/7/2024. Hợp đồng điện tử có giá trị khi bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu và xác định được người ký, bất kể doanh nghiệp sử dụng nền tảng nào.

Đối với công việc có thời hạn dưới 01 tháng, hai bên có thể giao kết bằng lời nói. Cách giao kết này không được áp dụng khi giao kết với nhóm người lao động thông qua người được ủy quyền, với lao động chưa đủ 18 tuổi hoặc với lao động là người giúp việc gia đình.

5. Hợp đồng phải có đủ các nội dung chủ yếu

Một hợp đồng lao động phải thể hiện đầy đủ các nội dung chủ yếu, gồm: thông tin của người sử dụng lao động và người giao kết bên phía người sử dụng lao động; thông tin nhân thân của người lao động; công việc và địa điểm làm việc; thời hạn hợp đồng; mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác; chế độ nâng bậc nâng lương; thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi; trang bị bảo hộ lao động; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp; đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề. Các nội dung này được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH.

Việc giao kết hợp đồng thiếu các nội dung chủ yếu là hành vi bị xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, và mức phạt tăng theo số lượng người lao động bị vi phạm.

5.1. Bí mật kinh doanh cần được xác định bằng văn bản

Đối với người lao động làm công việc liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh hoặc bí mật công nghệ, người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản về nội dung, thời hạn bảo vệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp vi phạm.

Giá trị của thỏa thuận này không chỉ nằm ở việc bảo mật thông tin. Pháp luật cho phép sa thải người lao động tiết lộ bí mật kinh doanh, nhưng để chứng minh vi phạm, người sử dụng lao động trước hết phải xác định được thông tin nào là bí mật kinh doanh. Doanh nghiệp không có danh mục bí mật kinh doanh bằng văn bản sẽ không thể sử dụng căn cứ sa thải này.

6. Thử việc bị giới hạn về số lần, thời gian và tiền lương

6.1. Cách thỏa thuận thử việc quyết định bước tiếp theo

Hai bên có thể ghi nội dung thử việc trong hợp đồng lao động hoặc giao kết một hợp đồng thử việc riêng. Cả hai cách đều hợp pháp, nhưng hệ quả khi kết thúc thời gian thử việc là khác nhau, như được trình bày tại mục 6.4.

Thử việc không được áp dụng đối với người lao động giao kết hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng.

6.2. Thời gian thử việc tối đa phụ thuộc vào tính chất công việc

Hai bên chỉ được thử việc một lần đối với một công việc, và thời gian thử việc không được vượt quá:

6.3. Lương thử việc không được thấp hơn 85%

Hai bên được thỏa thuận mức lương thử việc, nhưng mức lương này ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó. Việc trả lương thử việc thấp hơn mức này là hành vi bị xử phạt, cùng nhóm với hành vi thử việc quá một lần và thử việc quá thời gian quy định.

6.4. Khi kết thúc thử việc, người sử dụng lao động phải thông báo kết quả

Khi kết thúc thời gian thử việc, người sử dụng lao động phải thông báo kết quả cho người lao động. Nếu người lao động đạt yêu cầu, bước tiếp theo phụ thuộc vào cách hai bên đã thỏa thuận: khi nội dung thử việc nằm trong hợp đồng lao động, hai bên tiếp tục thực hiện hợp đồng đó; khi hai bên đã ký hợp đồng thử việc riêng, hai bên phải giao kết hợp đồng lao động.

Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng lao động đã giao kết mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Quyền này chấm dứt khi thời gian thử việc kết thúc.

Thời gian thử việc được tính khi xác định trợ cấp thôi việc. Thời gian thử việc được tính vào thời gian làm việc để tính trợ cấp thôi việc, theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Cách tính này khác với cách áp dụng trước năm 2021, nên doanh nghiệp cần thể hiện đúng trong hồ sơ nhân sự.

7. Thời hạn hợp đồng với người nước ngoài gắn với giấy phép lao động

Quan hệ lao động với người nước ngoài chịu thêm một giới hạn: thời hạn hợp đồng lao động không được vượt quá thời hạn giấy phép lao động. Bù lại, hai bên được ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn mà không bị giới hạn bởi quy tắc chỉ được ký thêm một lần.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 07/8/2025 và thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP cùng Nghị định 70/2023/NĐ-CP, có một số thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến việc soạn thảo hợp đồng:

• Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm và chỉ được gia hạn một lần, với thời hạn gia hạn cũng tối đa 02 năm. Cách xử lý sau khi đã sử dụng hết lần gia hạn duy nhất hiện chưa có hướng dẫn rõ ràng, nên doanh nghiệp cần tính đến khả năng phải thực hiện thủ tục cấp mới khi lập kế hoạch nhân sự dài hạn đối với người nước ngoài.
• Thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đã được tích hợp vào thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động, thay vì được thực hiện như hai thủ tục riêng.
• Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động. Nếu người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.

Khi giấy phép lao động hết hiệu lực, hợp đồng lao động chấm dứt theo một căn cứ riêng, nên doanh nghiệp không cần viện dẫn căn cứ đơn phương chấm dứt hợp đồng.

8. Tổ chức vi phạm chịu mức phạt gấp đôi cá nhân

Bảng dưới đây nêu mức phạt đối với cá nhân theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Tổ chức vi phạm bị phạt gấp hai lần mức phạt đối với cá nhân.

9. Các nội dung doanh nghiệp cần rà soát

1. Kiểm tra mẫu hợp đồng đang sử dụng để bảo đảm không còn loại hợp đồng thời vụ.
2. Theo dõi ngày hết hạn của từng hợp đồng xác định thời hạn, với cảnh báo trước ít nhất 45 ngày.
3. Rà soát danh sách người lao động đang làm việc quá 30 ngày sau ngày hợp đồng hết hạn.
4. Bảo đảm hợp đồng có đủ mười nhóm nội dung chủ yếu, đặc biệt là phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
5. Lập thỏa thuận bảo vệ bí mật kinh doanh bằng văn bản, kèm danh mục cụ thể, cho các vị trí liên quan.
6. Đối chiếu thời gian thử việc của từng vị trí với đúng nhóm chức danh, và bảo đảm mức lương thử việc đạt ít nhất 85%.
7. Thông báo kết quả thử việc bằng văn bản; với hợp đồng thử việc riêng, ký hợp đồng lao động chính thức khi người lao động đạt yêu cầu.
8. Đối với người lao động nước ngoài, bảo đảm thời hạn hợp đồng không vượt quá thời hạn giấy phép lao động.