Nội quy lao động và hệ thống quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

1. Nội quy lao động là căn cứ để xử lý kỷ luật

Doanh nghiệp mới thành lập thường coi nội quy lao động là thủ tục hành chính và để làm sau cùng. Cách nhìn này chưa đúng với vai trò của nội quy. Nội quy là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp xử lý kỷ luật lao động: nếu không có nội quy hợp lệ, quyền quản lý lao động trên thực tế phần lớn không thực hiện được, dù hợp đồng lao động quy định thế nào.

2. Nghĩa vụ ban hành và nghĩa vụ đăng ký áp dụng theo hai ngưỡng khác nhau

Doanh nghiệp chịu hai nghĩa vụ tách biệt:

Mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động, dù sử dụng bao nhiêu lao động. Ngưỡng 10 người chỉ quyết định hình thức nội quy và việc có phải đăng ký hay không.

Trên thực tế, doanh nghiệp dưới 10 lao động vẫn nên ban hành nội quy bằng văn bản, vì người sử dụng lao động không được xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy. Không có nội quy bằng văn bản, doanh nghiệp không chứng minh được hành vi nào là vi phạm.

3. Nội quy phải có đủ các nội dung chủ yếu

Nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và pháp luật có liên quan, và phải có các nội dung chủ yếu sau:

1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
2. Trật tự tại nơi làm việc.
3. An toàn, vệ sinh lao động.
4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
5. Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động.
6. Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động.
7. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng.
8. Trách nhiệm vật chất.
9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Nội dung thứ tư và nội dung thứ năm là những nghĩa vụ mới so với Bộ luật Lao động 2012. Riêng nội dung về phòng, chống quấy rối tình dục được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Nội dung thứ bảy có vai trò quyết định. Nếu nội quy không liệt kê một hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật tương ứng, doanh nghiệp không thể xử lý kỷ luật đối với hành vi đó.

4. Nội quy phải được tham khảo ý kiến, đăng ký và chỉ có hiệu lực sau một thời gian

4.1. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến trước khi ban hành

Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, đối với nơi có tổ chức này.

Đây là thủ tục tham khảo ý kiến, không phải xin chấp thuận: tổ chức đại diện người lao động không có quyền phủ quyết. Tuy nhiên, bỏ qua bước này là vi phạm thủ tục và khiến nội quy có nguy cơ bị coi là ban hành không hợp lệ. Doanh nghiệp chưa có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì không có nghĩa vụ này.

4.2. Hồ sơ đăng ký phải được nộp trong 10 ngày

Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy. Hồ sơ gồm văn bản đề nghị đăng ký; nội quy lao động; văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, đối với nơi có tổ chức này; và các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, nếu có.

Trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu nội quy có nội dung trái pháp luật, cơ quan đăng ký thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung rồi đăng ký lại.

Doanh nghiệp có chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất kinh doanh tại nhiều địa bàn phải gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn nơi đặt các đơn vị đó.

4.3. Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi hồ sơ đầy đủ

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký. Với doanh nghiệp dưới 10 lao động ban hành nội quy bằng văn bản, người sử dụng lao động tự quyết định ngày có hiệu lực và ghi trong nội quy.

Mốc tính hiệu lực cần được hiểu chính xác. Đó không phải là ngày doanh nghiệp ban hành nội quy, cũng không phải là ngày cơ quan nhà nước ra văn bản chấp thuận, mà là ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ. Hệ quả là khi hồ sơ bị trả về để sửa đổi, mốc 15 ngày được tính lại từ ngày doanh nghiệp nộp lại đủ hồ sơ. Trong khoảng thời gian trống đó, nội quy chưa có hiệu lực và không thể được sử dụng làm căn cứ xử lý kỷ luật.

5. Thang lương, bảng lương và định mức lao động không còn phải đăng ký

Doanh nghiệp có ba nghĩa vụ đối với thang lương, bảng lương và định mức lao động: xây dựng; tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, đối với nơi có tổ chức này; và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Bộ luật Lao động 2012 yêu cầu gửi thang lương, bảng lương đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động; nghĩa vụ này đã bị bãi bỏ từ ngày 01/01/2021. Đây là khác biệt đáng chú ý so với nội quy: nội quy vẫn phải đăng ký, còn thang bảng lương thì không.

Về thưởng, người sử dụng lao động quyết định việc thưởng và phải công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

6. Thiếu nội quy hợp lệ, doanh nghiệp không thể sa thải người lao động

Căn cứ pháp lý cho việc sa thải là một chuỗi gồm bốn mắt xích. Thiếu một mắt xích, cả chuỗi bị đứt.

Mắt xích thứ nhất. Pháp luật nghiêm cấm xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động, hoặc không được thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết, hoặc pháp luật về lao động không có quy định.

Mắt xích thứ hai. Các căn cứ sa thải đều dẫn chiếu về nội quy lao động. Pháp luật cho phép sa thải khi người lao động có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động, nhưng không ấn định thế nào là nghiêm trọng. Mức độ này phải do nội quy lao động định lượng. Căn cứ về tái phạm cũng đòi hỏi đã có một lần xử lý kỷ luật trước đó, tức là đã phải có nội quy làm căn cứ cho lần xử lý đầu tiên. Riêng đối với hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc, pháp luật yêu cầu rõ hành vi đó phải được quy định trong nội quy lao động.

Mắt xích thứ ba. Với doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên, nội quy chỉ có hiệu lực sau khi đăng ký. Nội quy chưa đăng ký thì chưa có hiệu lực pháp lý.

Mắt xích thứ tư là hệ quả tài chính. Việc sa thải không có căn cứ nội quy hợp lệ dẫn tới chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật. Khi đó, người sử dụng lao động phải nhận lại người lao động; trả tiền lương và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho toàn bộ những ngày người lao động không được làm việc; trả thêm một khoản ít nhất bằng 02 tháng tiền lương; và nếu hai bên thỏa thuận chấm dứt thì trả thêm trợ cấp thôi việc cùng một khoản bồi thường thêm ít nhất bằng 02 tháng tiền lương.

Chi phí khi sa thải một nhân sự quản lý bị tuyên trái pháp luật thường lớn hơn nhiều so với mức phạt hành chính vì không đăng ký nội quy. Vì vậy, việc đăng ký nội quy không chỉ là thủ tục hình thức.

7. Doanh nghiệp còn phải có một số quy chế nội bộ khác

7.1. Mọi người sử dụng lao động phải ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở

Mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, và phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi ban hành (Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Khung pháp lý cấp luật có liên quan là Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở số 10/2022/QH15, có hiệu lực từ 01/7/2023.

Nội dung phải công khai gồm tình hình sản xuất kinh doanh; nội quy lao động, thang lương, bảng lương, định mức lao động; việc trích lập và sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi; tình hình trích nộp kinh phí công đoàn và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

7.2. Doanh nghiệp phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc

Doanh nghiệp phải tổ chức đối thoại định kỳ ít nhất một năm một lần, giảm so với mức ba tháng một lần của Bộ luật Lao động 2012. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải tổ chức đối thoại khi có yêu cầu của một hoặc các bên, và đối thoại bắt buộc trong một số vụ việc như trước khi ban hành phương án sử dụng lao động. Hội nghị người lao động được tổ chức ít nhất một năm một lần theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

7.3. Quy chế đánh giá hoàn thành công việc là điều kiện để chấm dứt hợp đồng

Đây là quy chế không được gọi tên trực tiếp là bắt buộc nhưng trên thực tế lại là điều kiện cần. Người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc khi việc đánh giá dựa trên tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của người sử dụng lao động. Quy chế này do người sử dụng lao động ban hành nhưng phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, đối với nơi có tổ chức này.

Không có quy chế đánh giá hợp lệ, doanh nghiệp không dùng được căn cứ này. Logic ở đây giống như nội quy và sa thải: nội quy là điều kiện cần để sa thải, còn quy chế đánh giá là điều kiện cần để đơn phương chấm dứt hợp đồng vì người lao động không hoàn thành công việc.

7.4. Bí mật kinh doanh cần được bảo vệ bằng thỏa thuận bằng văn bản

Thỏa thuận này được lập bằng văn bản, có thể là văn bản riêng hoặc điều khoản trong hợp đồng lao động, với nội dung chủ yếu gồm danh mục bí mật kinh doanh và bí mật công nghệ, phạm vi sử dụng, thời hạn bảo vệ, phương thức bảo vệ, quyền và nghĩa vụ của các bên, cách xử lý vi phạm và bồi thường.

Cách xử lý vi phạm tùy thời điểm. Khi quan hệ lao động còn tồn tại, áp dụng pháp luật lao động, gồm cả kỷ luật sa thải và trách nhiệm vật chất. Sau khi quan hệ lao động chấm dứt, áp dụng pháp luật dân sự.

8. Tổ chức vi phạm bị phạt gấp đôi cá nhân

Các mức phạt đối với cá nhân theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 10/9/2026, như sau; tổ chức bị phạt gấp đôi:

Kèm theo là các biện pháp khắc phục: buộc nhận lại người lao động, buộc trả lương, buộc xin lỗi công khai và buộc hoàn trả khoản tiền đã thu.

9. Thứ tự xây dựng hệ thống nội quy và quy chế

1. Nội quy lao động cần làm trước tiên, vì toàn bộ việc quản lý kỷ luật phụ thuộc vào nội quy. Doanh nghiệp nên chốt trước danh mục hành vi vi phạm và quy định mức thiệt hại được coi là nghiêm trọng.
2. Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, được xây dựng song song với nội quy lao động.
3. Thang lương, bảng lương và định mức lao động, phải tham khảo ý kiến và công bố công khai, không phải đăng ký.
4. Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc và lịch đối thoại định kỳ.
5. Thỏa thuận bảo vệ bí mật kinh doanh kèm danh mục cụ thể cho các vị trí có tiếp cận thông tin trọng yếu.
6. Đăng ký nội quy trong 10 ngày kể từ ngày ban hành, và ghi nhận ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ để tính đúng ngày nội quy có hiệu lực.